Quem paga o INSS de cada vínculo: empregado, empresa, MEI, autônomo e doméstico

A padaria Pão da Vila tem quatro funcionários com carteira, contrata um eletricista autônomo duas vezes por ano e paga uma designer que é MEI para cuidar do Instagram. O sistema de folha trata os três casos com a mesma regra: aplica a tabela do INSS do empregado e pronto. A resposta curta: cada tipo de vínculo tem um responsável diferente pela contribuição previdenciária. No empregado CLT, a empresa desconta a parte dele e paga a própria parte por cima. No autônomo que presta serviço a empresa, a empresa retém a contribuição dele e também paga a parte patronal. No MEI, quem recolhe é o próprio MEI, numa guia mensal fixa, e a empresa em regra não desconta nada.

Errar esse papel tem dois custos: recolhimento a menor para a empresa, que vira autuação, e contribuição que não aparece no histórico da pessoa, que vira benefício negado anos depois.

Por que os dois lados não pagam a mesma coisa

A previdência do regime geral é financiada por contribuições diferentes, com bases e alíquotas diferentes. A do trabalhador é calculada sobre o salário de contribuição dele, limitada a um teto. A da empresa é calculada sobre a folha inteira, sem teto, e soma várias parcelas. Não existe "um percentual dividido entre os dois".

Por isso o desconto que aparece no holerite nunca mostra o custo previdenciário total do funcionário. O guia sobre como ler o INSS no holerite trata do lado do empregado, com a conta por faixas. Aqui o assunto é quem faz o quê em cada vínculo.

Os papéis em cada tipo de vínculo

Empregado com carteira

A empresa calcula a contribuição do empregado pela tabela progressiva do ano, desconta do salário e repassa. O empregado não gera guia. Por cima, a empresa paga a contribuição patronal sobre a folha. No regime geral de tributação, ela tem três partes principais:

• Contribuição patronal básica, de 20% sobre a remuneração.
• RAT, o seguro de acidente de trabalho, de 1% a 3% conforme o grau de risco da atividade, multiplicado pelo FAP da empresa.
• Terceiros, as contribuições destinadas ao Sistema S, ao salário-educação e outras entidades, com percentual que depende do enquadramento da empresa.

Se o desconto aparece no holerite e a empresa não repassa, a obrigação continua sendo da empresa. Ainda assim, quem descobre o buraco costuma ser o trabalhador, quando consulta o extrato de contribuições ou pede um benefício.

Empresa do Simples Nacional

Na maioria dos anexos do Simples, a contribuição patronal previdenciária já está embutida no DAS mensal, junto com os outros tributos. O desconto do empregado continua igual. A exceção conhecida é o Anexo IV, que reúne atividades como construção, vigilância e limpeza: nele a contribuição patronal é paga à parte, como no regime geral. O sistema precisa saber em qual anexo a empresa está antes de calcular qualquer coisa.

Autônomo que presta serviço a empresa

O eletricista que emite recibo como pessoa física é contribuinte individual. Quando ele presta serviço para uma empresa, a empresa retém 11% da remuneração, respeitado o teto, e recolhe em nome dele. Além disso, paga a parte patronal de 20% sobre o valor do serviço. Se ele presta serviço para várias empresas no mesmo mês, cada uma retém e a soma não deve passar do teto; ele informa o que já foi retido para as outras.

Quando o autônomo trabalha só para pessoas físicas, ninguém retém nada. A responsabilidade de recolher é dele, por guia própria.

MEI

O MEI paga um valor fixo mensal no DAS-MEI, e a parte previdenciária desse valor é 5% do salário mínimo. A empresa que contrata um MEI e recebe nota fiscal, em regra, não retém nem paga contribuição sobre esse valor. Há exceção para alguns serviços de obra e manutenção, em que a empresa contratante passa a pagar a contribuição patronal mesmo contratando MEI. Confira na regra oficial antes de contratar serviço de eletricidade, hidráulica, pintura ou similares.

Empregado doméstico

Quem contrata empregada doméstica é empregador pessoa física. O recolhimento sai numa guia única, o DAE, gerada no eSocial Doméstico, e inclui o desconto da empregada, a contribuição patronal, o seguro de acidente, o FGTS e uma antecipação da multa do FGTS. As alíquotas patronais aqui são diferentes das de empresa.

A conta da Pão da Vila

Números fictícios, com alíquotas ilustrativas de RAT e terceiros. Uma funcionária com salário de R$ 3.000,00, empresa fora do Simples:

• Desconto da funcionária, com a tabela fictícia usada no guia do holerite: R$ 253,50. Sai do salário dela.
• Patronal básica, 20%: R$ 600,00.
• RAT de 2% com FAP 1,0: R$ 60,00.
• Terceiros, 5,8% neste exemplo: R$ 174,00.
• Custo previdenciário da empresa por cima do salário: R$ 834,00.

O FGTS de 8%, R$ 240,00, também sai por cima, mas não é contribuição previdenciária. Ele vai para a conta vinculada da funcionária. Misturar FGTS com INSS na mesma linha de custo atrapalha a conciliação.

Agora o eletricista, que cobrou R$ 1.200,00 por um serviço como autônomo. A padaria retém 11%, R$ 132,00, e paga R$ 1.068,00 a ele. Por cima, paga R$ 240,00 de patronal. Se ele fosse MEI e emitisse nota, a padaria precisaria antes conferir se o serviço de eletricidade cai na exceção que obriga a patronal.

Como o cadastro deve separar os vínculos

1. Tenha um campo de tipo de vínculo obrigatório, com valores fechados: empregado, contribuinte individual, MEI, doméstico, estagiário e o que mais a empresa usar.
2. Associe a cada tipo quem desconta, quem recolhe e se há patronal. Essa tabela é regra de negócio, não detalhe de tela.
3. Guarde as alíquotas com data de vigência, nunca fixas no código. O governo mexe nelas, e a folha de março de 2025 precisa ser recalculada com a regra de março de 2025.
4. Guarde o regime tributário da empresa e, no Simples, o anexo.
5. Registre o que foi retido de cada autônomo no mês, para respeitar o teto quando ele presta serviço a mais de uma empresa.

const PAPEIS = {
  empregado: {
    quemDesconta: 'empresa',
    quemRecolhe: 'empresa',
    patronal: true,
    base: 'salário de contribuição, com teto',
  },
  contribuinte_individual_para_empresa: {
    quemDesconta: 'empresa (retenção)',
    quemRecolhe: 'empresa',
    patronal: true,
    base: 'valor do serviço, com teto para a retenção',
  },
  mei: {
    quemDesconta: 'ninguém',
    quemRecolhe: 'o próprio MEI, no DAS-MEI',
    patronal: false, // confira as exceções de obra e manutenção
    base: 'valor fixo mensal',
  },
  domestico: {
    quemDesconta: 'empregador pessoa física',
    quemRecolhe: 'empregador, no DAE do eSocial Doméstico',
    patronal: true,
    base: 'salário de contribuição, com teto para o desconto',
  },
};

function papelDoVinculo(tipo) {
  const papel = PAPEIS[tipo];
  if (!papel) {
    throw new Error('Tipo de vínculo sem regra cadastrada: ' + tipo);
  }
  return papel;
}

O erro proposital no tipo desconhecido é a parte mais importante. Um cadastro que cai num padrão silencioso, normalmente "empregado", aplica a regra errada a quem não foi classificado.

Onde a contribuição é declarada

Para empresas, as informações da folha vão pelo eSocial e as retenções sobre serviços tomados pela EFD-Reinf. Os débitos aparecem consolidados na DCTFWeb, que gera a guia de pagamento. Isso significa que o erro de classificação no cadastro vira erro de declaração automaticamente. Corrigir depois exige retificar eventos, não só pagar a diferença.

Alguns setores recolheram, por anos, a contribuição patronal sobre a receita bruta em vez da folha, num regime chamado desoneração, que está em transição. Se a sua empresa é de um desses setores, a regra do ano em curso define a conta; confirme com a contabilidade.

Erros comuns

• Aplicar a tabela do empregado ao autônomo. A retenção sai com alíquota e base erradas e a empresa esquece a patronal de 20% sobre o serviço.
• Reter INSS de MEI sem motivo. A pessoa recebe menos do que a nota e a empresa recolhe algo que não deve, criando crédito difícil de recuperar.
• Ignorar a exceção de obra e manutenção com MEI. A patronal não recolhida aparece numa fiscalização, com multa e juros.
• Tratar o Anexo IV como os outros anexos do Simples. A empresa acha que o DAS cobre tudo e deixa de recolher a patronal.
• Fixar alíquota no código. A primeira mudança de regra exige deploy, e o recálculo de meses antigos passa a usar a alíquota nova.
• Somar FGTS ao custo do INSS. A conciliação com a guia não fecha e ninguém sabe qual das duas está errada.

Checklist

• Todo cadastro de pessoa paga tem tipo de vínculo preenchido, sem valor padrão.
• Cada tipo de vínculo diz quem desconta, quem recolhe e se há patronal.
• Alíquotas e tetos estão em tabela com data de vigência.
• O regime tributário e, no Simples, o anexo da empresa estão cadastrados.
• As retenções de autônomos ficam registradas por mês e por pessoa.
• Contratações de MEI para serviço de obra ou manutenção passam por conferência.
• FGTS e contribuição previdenciária aparecem em linhas separadas no custo da folha.

Este guia explica o mecanismo e usa números fictícios; ele não substitui um contador, e as alíquotas e exceções vigentes devem ser conferidas na Receita Federal e no portal do eSocial. Agora abra o cadastro de quem recebe pagamento da sua empresa: para cada pessoa, o sistema sabe dizer se desconta dela, recolhe por ela ou não faz nenhum dos dois?