Sintegra mostra a inscrição estadual, não a saúde do CNPJ: o que conferir além

Uma distribuidora de Minas recebe um pedido de R$ 38.000 de um cliente novo em Goiás. O vendedor consulta o Sintegra, vê "habilitado", libera a nota e o prazo de 60 dias. Três semanas depois, descobre que a empresa tem execução fiscal federal e protestos em série. O Sintegra não mentiu. Ele só respondeu a uma pergunta diferente da que o vendedor tinha.

A resposta curta: a consulta ao Sintegra mostra a situação da inscrição estadual de um contribuinte do ICMS naquele estado, naquele momento. Serve para confirmar que o CNPJ e a inscrição estadual existem, batem entre si e estão ativos para emitir a nota. Não é certidão de débitos, não mostra sócios nem diz se o cliente paga. Para crédito, você precisa de outras consultas. Para a nota, precisa guardar a data e o resultado da consulta no pedido.

O que o Sintegra é, e o que ele responde

Sintegra é o Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços, mantido pelas secretarias de Fazenda dos estados. O site nacional funciona como porta de entrada: você escolhe o estado e é levado à consulta pública daquela Sefaz. Cada estado mantém o próprio cadastro, por isso a tela, os campos e até a nomenclatura da situação mudam de um para outro.

Em geral, a consulta devolve razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereço, atividade econômica, regime de apuração em alguns estados e a situação cadastral com a data em que ela passou a valer. Situações como ativa, habilitada, suspensa, inapta ou baixada dizem se aquela inscrição pode operar.

O nome Sintegra também designa o antigo arquivo de operações que os contribuintes enviavam ao fisco, hoje substituído pela escrituração digital na maior parte dos casos. Quando alguém no financeiro fala em "consultar o Sintegra", quase sempre está falando do cadastro, que é o assunto aqui.

O que a consulta não responde

• Débitos estaduais: exigem a certidão de débitos da Sefaz do estado.
• Débitos federais: exigem a certidão conjunta da Receita Federal e da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.
• Situação na Receita: o comprovante de inscrição do CNPJ mostra a situação federal, que pode ser diferente da estadual.
• Trabalhista e FGTS: têm certidões próprias, na Justiça do Trabalho e na Caixa.
• Capacidade de pagamento: protestos, ações e histórico de crédito vêm de cartórios, tribunais e birôs de crédito.

Por que "habilitado" não basta

O retorno é uma foto. A inscrição pode ser suspensa na semana seguinte, e a nota emitida depois disso, com aquela inscrição, vira problema para quem emitiu. Além disso, a foto é de um estado só. Uma empresa pode ter inscrição ativa em São Paulo e inscrição baixada na filial de Goiás. Se a mercadoria vai para Goiás, a inscrição que importa é a de Goiás.

Há também o cliente sem inscrição estadual. Empresa só de serviços, pessoa física ou empresa isenta não são contribuintes do ICMS naquela operação, e isso muda o cálculo do imposto na venda interestadual. Na NF-e, o campo indIEDest registra exatamente isso: 1 para contribuinte do ICMS, 2 para contribuinte isento de inscrição e 9 para não contribuinte. Marcar 1 porque "o cliente é empresa" sem conferir a inscrição gera nota com tributação errada.

Como consultar e registrar do jeito certo

1. Consulte no estado de destino da mercadoria, não no estado da sede do cliente nem no seu.
2. Confira se CNPJ, inscrição estadual e endereço batem com os dados do pedido. Endereço de entrega diferente do cadastro pede explicação.
3. Anote a situação e a data da consulta. Guarde um comprovante: o PDF da tela ou o retorno do serviço de consulta.
4. Defina a classificação do destinatário (contribuinte, isento ou não contribuinte) a partir da consulta, não do formulário que o cliente preencheu.
5. Para vender a prazo, faça a análise de crédito separadamente, com as certidões e consultas da lista anterior.
6. Revalide a consulta antes de cada faturamento quando a última tiver mais do que alguns dias, ou sempre, se o sistema fizer isso automaticamente.

Guardando a consulta no sistema

Muitas Sefaz também oferecem um serviço de consulta cadastral no padrão da NF-e, que o emissor pode chamar antes de montar a nota. A disponibilidade varia por estado. Seja a consulta manual ou automática, o importante é que ela fique registrada junto do pedido. Uma tabela simples resolve:

CREATE TABLE consulta_cadastro (
  id             BIGINT AUTO_INCREMENT PRIMARY KEY,
  pedido_id      BIGINT       NOT NULL,
  cnpj           CHAR(14)     NOT NULL,
  uf             CHAR(2)      NOT NULL,
  ie             VARCHAR(20)  NULL,
  situacao       VARCHAR(40)  NOT NULL,
  ind_ie_dest    TINYINT      NOT NULL,
  fonte          VARCHAR(40)  NOT NULL,  -- 'sintegra-manual', 'ws-sefaz'
  comprovante    VARCHAR(255) NULL,      -- caminho do PDF ou XML
  consultado_em  DATETIME     NOT NULL,
  INDEX idx_pedido (pedido_id)
);

-- Antes de faturar: existe consulta recente e ativa para a UF do destino?
SELECT situacao, consultado_em
  FROM consulta_cadastro
 WHERE pedido_id = ? AND uf = ?
   AND consultado_em >= NOW() - INTERVAL 3 DAY
 ORDER BY consultado_em DESC
 LIMIT 1;

O prazo de três dias é um exemplo. Defina o seu com o contador e a área fiscal. O que importa é que a regra exista e que o faturamento seja bloqueado quando não houver consulta válida para o estado de destino.

Exemplo trabalhado: o pedido de Goiás

Volte à distribuidora mineira. Com o roteiro acima, o fluxo fica assim. O vendedor cadastra o pedido com entrega em Anápolis. O sistema exige consulta na Sefaz de Goiás: situação ativa, inscrição confere, endereço confere. O pedido ganha ind_ie_dest = 1 e a nota pode ser emitida. Até aqui, o Sintegra fez o trabalho dele.

Como o pedido é a prazo e acima do limite de crédito para clientes novos, o financeiro roda a outra trilha: certidão conjunta federal, certidão estadual, consulta de protestos e birô de crédito. A certidão federal sai positiva. Resultado: venda liberada só à vista ou com garantia. O Sintegra e a análise de crédito chegaram a conclusões diferentes porque respondiam a perguntas diferentes.

Erros comuns

• Tratar "habilitado" como atestado de boa empresa. A venda a prazo é liberada para quem tem dívida com o fisco e com o mercado.
• Consultar no estado errado. A filial de destino pode estar baixada enquanto a matriz está ativa, e a nota sai com inscrição inválida.
• Não guardar a data da consulta. Quando a nota for questionada, você não tem como mostrar que a inscrição estava ativa no momento da emissão.
• Classificar o destinatário pelo formulário do cliente. Contribuinte marcado como não contribuinte, ou o contrário, leva a ICMS calculado errado.
• Consultar uma vez e reaproveitar para sempre. A situação cadastral muda, e o cadastro antigo vira premissa falsa no faturamento seguinte.
• Usar site de terceiros que "espelha" o Sintegra. O dado pode estar desatualizado. A consulta vale quando vem da Sefaz.

Checklist

• A consulta é feita no estado de destino da mercadoria.
• CNPJ, inscrição estadual e endereço do pedido conferem com o cadastro.
• Situação e data da consulta ficam registradas no pedido, com comprovante.
• O campo indIEDest da nota vem da consulta, não do formulário.
• Existe regra de validade da consulta antes de faturar.
• Venda a prazo passa por certidões e análise de crédito separadas.
• A fonte da consulta é a Sefaz, não um espelho de terceiros.

Este texto descreve o uso da consulta cadastral e não substitui o contador nem a orientação da Sefaz do seu estado, que define as regras de ICMS da operação. Se a sua emissão acontece num emissor separado do sistema de pedidos, o post sobre emissor gratuito e banco de pedidos mostra onde a consulta costuma se perder. Abra o último pedido interestadual faturado: a consulta foi feita no estado de destino, e a data dela está registrada em algum lugar?